Toutes les combinaisons de raccourcis clavier pour l’IA dans la messagerie électronique
Raccourcis clavier pour les e-mails IA : Copilot dans Outlook et Gemini dans Gmail
Grâce aux commandes par IA dans Outlook et Gmail, vous pouvez rédiger des brouillons d’e-mails, améliorer des textes et résumer de longues conversations. Cet ouvrage de référence explique quelles touches sont officiellement décrites à cet effet, où elles fonctionnent et quelles fonctions vous pouvez accéder via un bouton ou un menu.
Une distinction importante : une fonctionnalité d’IA ne dispose pas automatiquement de son propre raccourci clavier. Rendre un message plus formel, le raccourcir ou le résumer peuvent être des commandes différentes au sein d’une même interface.
La documentation officielle consultée ne confirme pas l’existence d’une centaine de combinaisons de raccourcis clavier différentes, spécifiques à l’IA, pour ces deux applications. C’est pourquoi cet aperçu contient les touches d’accès confirmées et les commandes contextuelles. Les fonctions de messagerie courantes telles que répondre, mettre en gras et envoyer ne sont pas considérées comme des commandes d’IA.
Que signifie « l'édition de texte avec l'IA » dans le cadre des e-mails ?
En matière d’e-mails, il peut s’agir de textes existants ou de nouveaux contenus. Vous pouvez, par exemple, transformer des notes isolées en message, formuler une réponse de manière plus courtoise ou raccourcir une longue explication.
La vérification du contenu reste importante. Une version abrégée doit conserver les mêmes conditions. Une version plus accessible ne doit pas ajouter de nouvel engagement. Et un résumé doit clairement indiquer ce qui a réellement été convenu.
| Fonctionnement | Que demandez-vous à l'IA ? | Que faut-il vérifier ? |
|---|---|---|
| Rédiger un concept | Envoyer mes informations par e-mail. | Toutes les informations sont-elles correctes ? |
| Réécriture | Rendez ce texte plus clair ou plus convivial. | Le sens est-il conservé ? |
| Réduire | Supprimer les répétitions et les formulations alambiquées. | Les conditions générales et les exceptions restent-elles en vigueur ? |
| Résumé | Résumez les points essentiels de cette conversation. | Avez-vous des remarques, des questions ou des suggestions ? |
| Fusionner le texte | Réorganisez ces notes en un seul message cohérent. | Des incohérences subsistent-elles ? |
Comment lire les clés
- Ctrl : la touche Contrôle sur Windows.
- Cmd : la touche Commande sur un Mac, reconnaissable au symbole ⌘.
- La touche « Control » sur Mac : une touche distincte, différente de la touche « Command ».
- Option : la touche Mac, souvent désignée par ⌥.
- Shift : la touche que vous utilisez également pour mettre des majuscules.
- Retour : la touche de confirmation sur un Mac.
- Focus : l'élément qui reçoit actuellement votre saisie au clavier.
Un signe « + » signifie que vous devez appuyer simultanément sur les touches. « Ensuite » signifie que vous devez effectuer l’action suivante. Une séquence de touches peut donc parfois comporter plusieurs étapes.
Lisez toujours le contexte à côté de la combinaison. Une confirmation dans une fenêtre d’IA est différente d’une commande dans la fenêtre de message habituelle.
Copilot dans Outlook : raccourcis clavier confirmés
Microsoft décrit des modes d’utilisation différents pour Outlook classique, le nouvel Outlook et Outlook pour Mac. Vérifiez donc d’abord quelle version vous utilisez.
| N° | Environnement | Clé ou itinéraire | Fonctionnalité |
|---|---|---|---|
| 1 | Outlook classique et nouvelle version pour Windows | Alt+I | Ouvrir « Créer un concept avec Copilot » à partir du contexte de message approprié. |
| 2 | Nouveau Outlook pour Mac | Control+L | Ouvrez la fenêtre pour créer un brouillon avec Copilot. |
| 3 | Outlook pour Mac, fenêtre de type de produit Copilot | Cmd+Return | Lancez la génération à partir de la commande saisie. |
| 4 | Outlook classique pour Windows | Ctrl+F10, puis C, P, D | Créer le chemin d'accès documenté dans le ruban vers « Concept » avec Copilot. |
| 5 | Outlook classique pour Windows | Ctrl+F10, puis C, P, C | Le parcours documenté des touches du ruban vers « Coaching » par Copilot. |
Le numéro 2 correspond délibérément à « Control ». N’utilisez pas automatiquement « Command » à la place. Les lettres du ruban peuvent en outre varier selon la langue ; vérifiez les indications dans votre interface.
Utilisation de Copilot une fois la fenêtre ouverte
| N° | Clé | Contexte | Fonctionnalité |
|---|---|---|---|
| 6 | Tab | Interface Copilot | Navigation parmi les sections interactives. |
| 7 | Shift+Tab | Interface Copilot | Retour en arrière parmi les sections interactives. |
| 8 | Entrée ou Retour | Un bouton sélectionné | Activez par exemple « Générer », « Conserver » ou « Réessayer ». |
| 9 | Flèche vers le haut / Flèche vers le bas | Une liste de sélection ouverte | Parcourez les options disponibles. |
Il s’agit de touches de navigation contextuelles. Ce ne sont pas des raccourcis clavier distincts pour chaque bouton mentionné.
Rédiger un e-mail avec Copilot
Microsoft décrit la création d’un brouillon à partir d’une consigne, suivie de possibilités de modifier, de régénérer ou de conserver le texte. Vous pouvez également faire modifier le texte sélectionné.
Rédigez d’abord le contenu de votre message avant de vous concentrer sur le ton. Précisez l’objectif, le destinataire, les informations nécessaires et la suite souhaitée.
« Rédigez une réponse aimable à un client qui ne retrouve pas sa commande. Demandez-lui d’abord de vérifier la confirmation de commande et son dossier de courrier indésirable. Demandez-lui ensuite le numéro de commande si l’e-mail est introuvable. Ne promettez pas de remboursement ni de nouvelle livraison. Utilisez des paragraphes courts. »
Il s'agit d'un exemple de message. Remplacez les étapes mentionnées par la procédure qui s'applique réellement à votre organisation.
Travaillez avec des informations vérifiables
Une consigne concrète est plus facile à évaluer que « rédigez une bonne réponse ». Ne mentionnez des montants, des noms de produits et des délais que si vous les avez vérifiés.
Si des informations manquent, veuillez le préciser dans la commande. Posez une question complémentaire plutôt que de supposer une réponse plausible.
Par exemple : « La cause est encore inconnue. Demandez le message d’erreur exact et une capture d’écran. Ne donnez pas encore de diagnostic. » Cela permet de voir clairement quelle est la première étape à suivre.
Modifiez un élément à la fois
Une demande de retouche telle que « réchauffe uniquement l’ouverture » est plus facile à évaluer que « améliore tout ». Vous voyez alors clairement quelle modification a été apportée.
Pour les informations importantes, utilisez une instruction de conservation : « Ne modifiez pas les montants, les dates, les conditions et les noms de produits. » Vérifiez ensuite que cela a bien été respecté.
Lorsque le contenu du texte est déjà correct, il n’est pas nécessaire de refaire le message en entier à chaque fois. Une petite modification ciblée peut suffire.
Utiliser le coaching de Copilot
Le coaching proposé par Copilot fournit des commentaires sur le ton, la clarté et l’impression que le texte peut laisser au lecteur. Microsoft décrit également la possibilité d’appliquer toutes les suggestions et de reformuler le texte.
Utilisez ce type de retour d’information pour faire un choix éclairé. Un refus commercial doit rester clair. Une réponse aimable ne doit pas nécessairement comporter de promesse supplémentaire.
Évaluez la relation avec le destinataire
Un rappel adressé à un collègue de longue date peut être plus court et plus informel qu’un premier message destiné à un nouveau client. Précisez donc la nature de la relation et le contexte dans lesquels s’inscrit le texte.
« Rendez cela convivial » est trop vague. « Rendez cela convivial pour un client qui a déjà dû attendre deux fois, tout en conservant l’étape suivante indiquée » donne davantage de précisions.
Veillez également à ce que la forme de tutoiement reste cohérente. Un message qui commence par « Chère Madame » puis passe au « tu » peut paraître involontairement décousu.
Résumer vos échanges par e-mail avec Copilot
Microsoft décrit la fonction « Résumé » en haut d’une conversation par e-mail. Un résumé peut contenir des références aux messages sur lesquels certains éléments sont basés.
Utilisez ces références pour vérifier les conclusions importantes. Vérifiez notamment si une proposition a été modifiée par la suite ou si elle a finalement été rejetée.
Demande de distinction entre les décisions et les questions
Voici un exemple concret de commande :
« Résumez cette conversation. Faites la distinction entre les accords confirmés, les options proposées et les questions en suspens. Pour chaque échéance, indiquez qui est chargé de la mise en œuvre. Précisez quand un point n’a pas été clairement convenu. »
Cela vous aidera à évaluer le résultat de manière ciblée. Un résumé qui se lit bien peut tout de même omettre une réserve importante.
Consultez également le dernier message. Un accord précédent peut y avoir été modifié sans que les mêmes mots ne soient répétés intégralement.
Gemini dans Gmail : rédiger et réécrire
Google décrit « Help me write » comme un outil permettant de rédiger et d’améliorer des brouillons d’e-mails. Le guide actuel utilise une barre de suggestions et le bouton « Create ». Pour affiner le texte, Google propose notamment de le rendre plus formel, plus aimable et plus concis.
Le manuel d'utilisation actuel consulté ne mentionne pas de combinaison de touches fixe distincte pour chaque opération.
| Traitement par IA | Accès décrit | Avez-vous défini votre propre raccourci clavier ? |
|---|---|---|
| Rédiger un nouveau concept | Ouvrez « Aidez-moi à rédiger », rédigez votre message et cliquez sur « Créer ». | Ce n'est pas dans le manuel que vous consultez actuellement. |
| Raccourcir un concept | Utilisez « Shorten » ou donnez une nouvelle instruction. | Non, aucune combinaison spécifique n’a été confirmée. |
| Rendre un concept plus formel | Utilisez « Formalize » ou décrivez la modification souhaitée. | Non. |
| Rendre un concept plus convivial | Utilisez « Friendly » ou donnez une instruction précise. | Non. |
| Résumer une conversation | Utilisez l'interface Gemini disponible. | Aucune combinaison universelle directe n’est mentionnée dans le manuel consulté. |
Gemini, dans le panneau latéral, est un accès distinct
Google présente également Ask Gemini, en haut à droite dans Gmail. Cette fonctionnalité vous permet d’ouvrir un assistant pour, par exemple, créer des brouillons et résumer des conversations.
Cet accès n’est pas automatiquement identique à l’aide à la rédaction proposée dans la fenêtre de rédaction. Vérifiez donc où le résultat s’affiche et quelle action supplémentaire est nécessaire pour l’intégrer à votre brouillon.
Une réponse dans un panneau d’IA et le texte de votre brouillon d’e-mail peuvent être deux versions différentes. Lisez la version qui figure réellement dans le message.
Gmail : clés documentées et différences historiques
| N° | Clé | Contexte | Signification et restrictions |
|---|---|---|---|
| 10 | Option+H | Gmail sur le Web, interface en polonais | Google a documenté cette combinaison en octobre 2024 pour améliorer un texte comportant au moins douze mots. Vérifiez si cette fonctionnalité est toujours disponible dans votre interface. |
| 11 | Ctrl+Z | Windows, après une modification apportée lors de la relecture | Annule une modification appliquée. Il s'agit d'une commande de restauration, et non d'une nouvelle commande IA. |
| 12 | Cmd+Z | Mac, après une modification apportée lors de la relecture | Annule une modification effectuée. Il s'agit de l'équivalent sur Mac de cette opération. |
La mention historique d’Option+H ne prouve pas que chaque version actuelle de Gmail prenne en charge cette combinaison. Les indications actuelles dans votre compte prévalent.
Ne partez pas non plus du principe qu’une combinaison de touches Mac peut toujours être transposée vers l’ Windows en remplaçant simplement une touche. Cela nécessite une attribution de plateforme confirmée.
Relecture : évaluer les propositions
Google décrit Proofread comme un outil proposant des suggestions supplémentaires en matière de grammaire, de ton et de style. Le guide mentionne des passages soulignés que vous pouvez ouvrir pour évaluer ou ignorer une modification.
Les langues disponibles et les conditions d’utilisation varient selon les fonctionnalités. Le guide Proofread consulté mentionne l’anglais, l’allemand et l’espagnol, avec un accès anticipé supplémentaire dans certaines situations. Ne partez pas automatiquement du principe que l’assistance est disponible en français.
Une suggestion linguistique peut rendre le texte plus fluide tout en modifiant une nuance. Vérifiez donc quels mots disparaissent ou sont remplacés, en particulier en ce qui concerne les obligations et les exceptions.
Exercices pratiques sur les e-mails générés par l’IA
Les exemples ci-dessous sont des invites, et non des raccourcis clavier. Ils montrent comment vous pouvez aborder différents objectifs d’écriture avec le même accès à l’IA.
Répondre à une question peu claire d’un client
« Rédigez une réponse brève et aimable. Le client indique simplement que le produit ne fonctionne pas. Demandez-lui le nom du produit, le message d’erreur exact et une capture d’écran. Ne donnez pas encore de cause ni de solution si les informations nécessaires font défaut. »
Vérifiez si les questions sont suffisamment précises. « Envoyez plus d’informations » est moins précis que de préciser quelles informations sont nécessaires.
Résumer une longue explication
« Rédigez ce message de manière concise. Conservez toutes les étapes, conditions et exceptions. Supprimez les répétitions et commencez par indiquer ce que le destinataire doit faire maintenant. »
Comparez le résultat avec l’original. Tenez compte des conditions qui, dans le texte d’origine, étaient réparties sur plusieurs paragraphes.
Adoucir un concept qui peut paraître irritant
« Réécrivez ce message de manière calme et respectueuse. Conservez les faits et respectez les limites que nous indiquons. Évitez les reproches et n’ajoutez aucune compensation ni promesse. »
Veillez à ce que la limite reste claire. Une formulation polie ne doit pas laisser le destinataire dans le doute quant à ce qui est possible et ce qui ne l’est pas.
Rédiger un rappel
« Rédigez un rappel courtois concernant un document manquant. Précisez pourquoi il est nécessaire et quelle étape suivante en dépend. N’utilisez que la date limite que je vous fournis. »
Vérifiez si le texte décrit un accord existant. Une date limite que vous avez vous-même fixée peut être perçue différemment d’un engagement convenu au préalable.
Fusionner des notes isolées
« Regroupez ces notes en un seul message cohérent. Placez la réponse à la question principale en haut. Regroupez les informations qui vont ensemble. Signalez les contradictions séparément avant de rédiger la version finale. »
Cette approche est utile lorsque les notes proviennent de moments différents. Une note plus récente peut remplacer un rendez-vous antérieur.
Conclure clairement
« Réécrivez uniquement le dernier paragraphe. Précisez quelles informations le destinataire doit nous renvoyer et ce que nous ferons ensuite. Conservez le reste du message. »
Une conclusion claire évite les échanges d'e-mails inutiles. Le destinataire doit comprendre quelle est la prochaine étape.
Du concept d’IA à un e-mail utilisable
1. Commencez par rassembler les informations nécessaires
Notez les noms de produits, les montants, les dates et les accords antérieurs. Indiquez quelles informations sont définitives et lesquelles doivent encore être confirmées.
Lorsque vous répondez à un e-mail, vérifiez également si la question a entre-temps été modifiée. Une réponse correcte au premier e-mail peut ne pas répondre à la dernière question posée.
2. Formulez l’objectif en une seule phrase
Vous souhaitez donner des explications, demander des informations, confirmer un rendez-vous ou rejeter une demande ? Choisissez d'abord l'objectif principal.
Un message contenant beaucoup d’informations contextuelles mais sans objectif clair demande un effort supplémentaire au destinataire. Veillez donc à ce que l’introduction corresponde à l’objet de l’e-mail.
3. Choisissez le ton approprié
Décrivez le ton à adopter à l’aide d’indications concrètes. « Convivial et formel, avec des paragraphes courts et sans excuses excessives » est plus clair que le simple terme « professionnel ».
Utilisez la même formule de politesse tout au long du message. Vérifiez également que la conclusion est en accord avec l'introduction et la relation que vous entretenez avec le destinataire.
4. Évaluez d’abord le contenu
Vérifiez l'exactitude du contenu avant de le mettre en page. Assurez-vous que la question principale trouve une réponse et que l'étape suivante est réalisable.
Surligne tout ce qui ne provient pas de tes propres informations. Une phrase formulée de manière convaincante n’est pas automatiquement un fait avéré.
5. Vérifiez séparément les promesses et les conditions générales
Méfiez-vous des mots tels que « toujours », « immédiatement », « au plus tard », « garanti » et « gratuit ». Ils peuvent laisser entendre une promesse plus forte que celle qui est réellement faite.
Vérifiez également les négations. La suppression de « pas » ou de « seulement » peut complètement changer le sens d’une instruction, tout en conservant la fluidité de la phrase.
6. Lisez la version finale du projet
Après plusieurs propositions générées par l'IA, il se peut que vous ayez combiné des éléments provenant de différentes versions. Veuillez donc relire l'intégralité du message.
Faites attention aux phrases d’introduction répétées, aux termes variables et aux informations expliquées deux fois. Vérifiez enfin si les pièces jointes et les références mentionnées sont bien présentes.
Pourquoi un raccourci clavier IA ne fonctionne-t-il parfois pas ?
- Les différentes versions d’Outlook ( classique, nouvelle, Mac et Web) présentent des modes d’utilisation différents.
- Sélection incorrecte : le curseur se trouve dans un autre champ ou une autre fenêtre.
- Autre langue : les libellés et les noms de fonctionnalités peuvent varier.
- Autre interface : un guide plus ancien décrit une version antérieure.
- Fonctionnalité indisponible : les paramètres de compte, d'abonnement, de langue et d'organisation peuvent avoir une incidence.
Microsoft précise en outre que la fonctionnalité « Créer un concept avec Copilot » dans le nouvel Outlook et Outlook sur le Web ne prend pas en charge les messages au format texte brut. Vérifiez si nécessaire que le format du message est bien défini sur HTML.
En cas de doute, essayez d’abord le bouton IA visible. Vous pourrez ainsi vérifier si la fonctionnalité est disponible avant d’explorer les raccourcis clavier.
Foire aux questions sur les raccourcis clavier IA pour les e-mails
S'agit-il de cent raccourcis clavier IA uniques ?
Non. La liste contient douze entrées numérotées avec accès direct, navigation, commande de restauration et une combinaison Gmail historique. Une même touche peut apparaître dans plusieurs contextes.
Pourquoi les touches de mise en page courantes ne figurent-elles pas dans la liste ?
En effet, mettre en gras, créer des listes et aligner du texte ne constituent pas en soi des tâches d’IA. Ces opérations sont utiles pour la mise en forme, mais ne relèvent pas exclusivement du domaine de l’IA.
Puis-je utiliser immédiatement un concept d'IA ?
Vérifiez d’abord le contenu, les conditions générales et la marche à suivre. Vérifiez surtout les informations que l’IA semble avoir ajoutées elle-même.
Les raccourcis clavier ont-ils toujours leur propre combinaison de touches ?
Non. Les procédures documentées utilisent souvent une option de l’interface d’IA ou une nouvelle instruction textuelle. Une seule commande peut donner lieu à plusieurs opérations.
L'assistance en français est-elle la même partout ?
Non. Vérifiez la fonctionnalité en question. Un assistant capable de résumer en français ne dispose pas nécessairement de la même prise en charge linguistique pour chaque fonction d’écriture ou de correction.
Quelle interface d'utilisation est-il préférable d'apprendre en premier ?
Apprenez à utiliser l’IA de votre version, à naviguer vers le bouton souhaité et à conserver ou annuler un résultat. Utilisez ensuite des commandes ciblées dont vous pouvez vérifier le contenu.